Progettare un piano welfare aziendale davvero efficace richiede un po’ di tempo e attenzione ai dettagli. I passaggi da compiere, gli elementi da prendere in considerazione sono numerosi e possono fare la differenza tra un piano messo insieme al solo scopo di rispettare determinati obblighi o dare l’impressione che l’azienda si impegni per il benessere dei dipendenti e uno che, al contrario, è realmente finalizzato ad aumentare il benessere dei lavoratori e a creare un clima aziendale gradevole, proattivo e inclusivo.
Com’è facile immaginare, solo quest’ultima tipologia è in grado di apportare reali benefici all’impresa, aiutandola ad attrarre talenti, ridurre l’assenteismo e migliorare la propria reputazione anche agli occhi degli stakeholder.
Di seguito andremo a scoprire quali sono i passi da compiere per creare un piano welfare davvero utile ed efficace.
I passaggi preliminari
Tanto per cominciare, le società che si apprestano a creare un piano welfare aziendale devono esaminare i contratti collettivi del lavoro e verificare se e quali iniziative devono essere obbligatoriamente offerte alle varie categorie di dipendenti. Naturalmente, questo è un passaggio che dovrebbe essere effettuato nel momento stesso in cui si procede con l’assunzione di personale il cui CCNL preveda strumenti di welfare obbligatori.
Fatto questo, è possibile fare un primo passo avanti e definire gli obiettivi che l’azienda desidera raggiungere. In particolare, potrà puntare ad aumentare la produttività, a migliorare la propria reputazione, a ridurre le disparità, a creare un clima più inclusivo e rilassato, a favorire il work-life balance dei propri dipendenti, ad aumentare il benessere aziendale generale e via dicendo. Gli obiettivi consentiranno di definire le linee guida da seguire per la definizione del piano.
Piano di welfare aziendale: il budget
Sebbene il welfare aziendale offra interessanti benefici fiscali alle aziende, consentendo, in alcuni casi, di portare in deduzione il 100% delle spese sostenute, definire la somma di denaro da stanziare per l’iniziativa è fondamentale. Non solo la somma totale, ma anche le cifre da destinare ai singoli dipendenti dovranno essere valutate e definite con attenzione, così da soddisfare al meglio le esigenze di ognuno senza creare disparità e rimanendo, laddove possibile, entro i limiti previsti per l’esenzione e la deduzione.
Il budget dovrà inoltre tenere conto di eventuali costi aggiuntivi da sostenere per l’uso di piattaforme di welfare o altri strumenti utili per rendere il piano ancora più efficace.
Individuare le esigenze dei dipendenti
Uno dei passaggi più importanti per definire il piano welfare aziendale consiste nell’individuare le reali necessità dei lavoratori. L’obiettivo è infatti quello di offrire loro servizi, bonus, beni che siano realmente in grado di migliorarne la qualità della vita e, di conseguenza, aumentarne la soddisfazione.
Per fare questo, è possibile ricorrere alla somministrazione di questionari che aiutino a:
- individuare i bisogni dei singoli dipendenti;
- conoscere meglio la popolazione aziendale dal punto di vista anagrafico, sociale, familiare.
Questo passaggio permetterà non solo di definire i benefici più idonei da offrire ai dipendenti, ma anche le modalità attraverso le quali erogarli.
Definire le aree di intervento e i benefit da offrire
Arrivati a questo punto, si può procedere con l’individuazione delle principali aree nelle quali può risultare utile intervenire e con l’individuazione dei beni e servizi da proporre. Ad esempio, se la popolazione aziendale è costituita da un elevato numero di genitori con figli in età prescolare o scolare potrebbero risultare molto apprezzati benefit che aiutino a sostenere spese relative all’asilo nido, ai libri scolastici, ai servizi di baby sitting, ma anche spese mediche o dentistiche.
I beni e servizi tra i quali è possibile scegliere sono davvero numerosi e possono includere, a titolo d’esempio e oltre a quelli appena visti, buoni acquisto, buoni carburante, buoni pasto, mensa aziendale, voucher per la palestra; anche lo smart working e l’orario di lavoro flessibile possono rientrare all’interno del piano di welfare.
Informare i dipendenti
Per consentire ai dipendenti di sfruttare tutte le opportunità offerte dal piano welfare aziendale, è necessario informarli e spiegare loro come utilizzare i benefit che hanno a disposizione. Utile, in questo contesto, organizzare degli incontri informativi o delle riunioni nel corso delle quali vengano fornite tutte le informazioni del caso. Oltre a questo, può risultare utile mettere a disposizione dei dipendenti dei canali – e-mail, numeri di telefono, chat – tramite i quali chiedere informazioni in tempo reale.
Gli incontri risultano decisamente importanti nel caso in cui si decidesse di ricorrere a piattaforme di welfare, strumenti che consentono a ogni dipendente di scegliere liberamente, all’interno di un ampio paniere di servizi offerti, quelli più adatti a soddisfare le loro necessità.
Come funzionano le piattaforme di welfare
Ricorrendo alle piattaforme di welfare, i datori di lavoro hanno la possibilità di soddisfare le più svariate esigenze dei dipendenti, consentendo a ognuno di scegliere liberamente i beni, i servizi, i benefit di cui ha più bisogno per migliorare la qualità della propria vita.
Il funzionamento è molto semplice, in quanto il lavoratore non deve fare altro che accedere al servizio e utilizzare i crediti a sua disposizione per ottenere i benefit a cui ha diritto. A seconda dell’offerta selezionata dal datore di lavoro o dai responsabili, potrà:
- scaricare dei voucher da spendere presso le strutture o le attività commerciali aderenti all’iniziativa;
- ottenere dei rimborsi su abbonamenti del trasporto pubblico, rate scolastiche, rette RSA e altro, oppure avrà la possibilità;
- richiedere dei versamenti per la pensione integrativa.
Ma potrà fare tanto altro ancora.
Monitorare i risultati del piano di welfare
Il piano di welfare aziendale dovrebbe essere monitorato con costanza, così da valutarne l’efficacia e individuare eventuali criticità. Quest’ultimo passaggio risulta utile per offrire ai dipendenti soluzioni sempre migliori e maggiormente in linea con le loro necessità.
Il monitoraggio può essere effettuato attraverso vari strumenti. Ad esempio, se si sfruttano piattaforme online, è possibile verificare quali benefit sono stati maggiormente apprezzati e quali, invece, hanno suscitato poco interesse, nonché quali dipendenti non hanno fatto uso dei crediti loro assegnati o ne hanno utilizzata solo una parte.
Nel caso in cui l’iniziativa avesse suscitato poco interesse, potrebbe essere utile somministrare un questionario che consenta di individuare le problematiche di base. Queste potrebbero riguardare, a titolo d’esempio:
- una scelta errata di beni e servizi;
- difficoltà di comunicazione con i dipendenti;
- problemi nell’utilizzo della piattaforma o, più in generale, nell’uso dei benefit.
Tra gli elementi da monitorare rientrano anche gli obiettivi aziendali raggiunti e il budget realmente utilizzato.
Apportare modifiche al piano
Il piano welfare non viene definito una volta per sempre, ma può essere sottoposto a modifiche e aggiustamenti periodici.
È questa, d’altronde, la finalità del monitoraggio. In base a quanto viene rilevato a mano a mano che passa il tempo, è possibile modificare le modalità di erogazione, aggiungere o eliminare specifici benefici, offrire ai dipendenti canali aggiuntivi tramite i quali chiedere informazioni e via dicendo.
Naturalmente, quest’ultimo passaggio risulta fondamentale per chi decide di realizzare un piano welfare aziendale a lungo termine.
Tenere a mente le esigenze di tutti
I piani di welfare sono finalizzati ad aumentare il benessere dei dipendenti, ma anche ad apportare benefici alle aziende. Per ottenere i massimi benefici, è fondamentale seguire tutti i passaggi sopra elencati, prendendo in considerazione caratteristiche della popolazione aziendale, necessità da soddisfare, obiettivi aziendali e, non ultimo, il budget disponibile.
